Создание среды для совместной работы — и почему она важна для сферы ИТ

Создание среды для совместной работы — и почему она важна для сферы ИТ

Совместная работа как инструмент для достижения успеха

По мере все более широкого применения цифровых рабочих мест организациям малого и среднего размера становится легче конкурировать с более крупными. Важен не столько размер компании, сколько ее способность быстро реагировать на меняющиеся рыночные условия и соответствовать ожиданиям клиентов, предоставляя персонализированные продукты и услуги по требованию в круглосуточном режиме. Организации продолжают совершенствовать свои бизнес-модели, все больше полагаясь на внешних партнеров, а также сотрудников в географически распределенных отделениях. Как следствие, компании придают большое значение совместной работе и обмену знаниями. Согласно исследованию Harvard Business Review Analytic Services за 2017 г. (подготовлено при поддержке Citrix), 81% опрошенных сообщили, что совместная работа внутри организации и за ее пределами сыграла важную роль в успехе их компании. В числе конкретных следствий совместной работы организации назвали следующие:

• Улучшение взаимодействия с клиентами

• Увеличение вовлеченности сотрудников

• Более высокая продуктивность

• Повышение операционной эффективности

Респонденты также отметили более быстрое и гибкое принятие решений и ускорение разработки продуктов. Все это помогает компаниям достичь конкурентных преимуществ.

12312.jpg

Препятствия к созданию безопасной среды для совместной работы

В процессе перехода на технологии совместной работы компании начинают широко применять такие облачные инструменты, как файлообменники, средства организации видеоконференций и удаленного доступа, причем зачастую не дожидаясь, пока их ИТ-отдел предоставит одобренные на корпоративном уровне версии таких инструментов. В результате у ИТ-отделов не хватает пропускной способности, аналитических данных и контроля для поддержки сложных и разнородных систем. Это может привести к неэффективности и небезопасности рабочих процессов, перерасходу средств и проблемам с безопасностью и соответствием стандартам. Кроме того, ИТ-специалистам приходится отвлекаться от решения стратегических задач, направленных на достижение бизнес-целей и увеличение выручки.

Действия руководства и применение технологий как залог успешной совместной работы

Обеспечение совместной работы в рамках организации основано на двух главных элементах — поддержка со стороны высшего руководства и культура организации, способствующая взаимодействию между отделами и виртуальными командами. Руководство должно активно участвовать в формировании культуры, поощряющей сотрудников вносить свой вклад в принятие решений, и более открытой организационной структуры с менее выраженной иерархией. Сотрудники берут пример с высшего руководства. Поэтому оно должно понимать, что несет ответственность не только за компанию, но и за развитие культуры совместной работы, и действовать в соответствии с таким пониманием.

Организации, в которых реализована совместная работа, также должны укреплять взаимодействие между отделами и виртуальными группами. Такие технологические инновации, как обмен документами, обмен мгновенными сообщениями/чат и проведение веб- и видеоконференций, мотивируют сотрудников к совместной работе. Однако ИТ-отдел должен предложить подходящий набор инструментов, которые можно без труда внедрить и которые могут обеспечить беспрепятственный удаленный доступ к информации и другим командам, не обременяя сотрудников. В исследовании HBR 27% респондентов отметили, что совместной работе мешает отсутствие времени у сотрудников. Слишком большое число разных инструментов и низкая комфортность работы пользователей затрудняют внедрение технологий и ограничивают совместную работу.

Пять основных ИТ-факторов при создании среды для совместной работы

Чтобы получить преимущества от среды для совместной работы, ИТ-отделы должны, с одной стороны, удовлетворить потребность конечных пользователей в доступе к данным и файлам с любого устройства или из виртуальной среды, а с другой, — обеспечить безопасность данных и соответствие стандартам. Незашифрованные электронные сообщения, сетевые диски, облачные хранилища потребительского класса и устаревшие способы обмена файлами небезопасны или слишком обременительны для широкого внедрения. Идеальное решение должно позволять всей организации эффективно работать откуда угодно, обеспечивать безопасность данных где угодно и контролировать затраты с течением времени. Ниже приведены некоторые факторы, имеющие наибольшее значение при создании безопасной среды для совместной работы.

1. Комплексное решение для совместной работы с контентом

Такое решение обеспечивает пользователям доступ ко всем корпоративным и личным мобильным устройствам, в то же время позволяя предприятию соблюдать строгие корпоративные требования в отношении безопасности и соответствия стандартам. Пользователи могут осуществлять доступ ко всем своим файлам и папкам и синхронизировать их на любом устройстве, а также безопасно обмениваться ими с людьми внутри организации и за ее пределами.

2. Гибкий доступ к нескольким хранилищам данных из одной точки

Чтобы удовлетворить потребности своей организации в безопасности данных, соответствии стандартам и производительности и одновременно контролировать затраты, ИТ-отдел должен иметь возможность хранить ее данные на стороне потребителя, в общедоступном облаке или и там, и там. У него также должна быть одна безопасная точка доступа к данным без дорогостоящей и отнимающей время миграции данных.

3. Расширенные функции, обеспечивающие безопасность и соответствие установленным требованиям

У ИТ-отдела должна быть возможность определять, как хранятся конфиденциальные данные, как к ним осуществляется доступ и как ими обмениваются, в том числе то, как и где хранятся ключи шифрования. Решение должно поддерживать двухфакторную аутентификацию, контроль доступа в зависимости от роли пользователя, безопасные рабочие процессы, систему безопасности устройств, возможность дистанционного удаления данных и блокировки устройств, защиту паролем, составление белых и черных списков и политики срока хранения данных. ИТ-администраторы также должны иметь возможность фиксировать действия пользователей в реальном времени и создавать индивидуальные отчеты, которые будут соответствовать корпоративным политикам управления данными и нормативным стандартам.

4. Встроенные электронные подписи и контроль версий

Среда для совместной работы позволяет авторизованным сотрудникам безопасно обмениваться контентом, отслеживать и редактировать его, а также ставить электронные подписи. Контроль версий файлов гарантирует, что все сотрудники будут работать с последней версией документа, и помогает исключить бесконтрольное распространение данных. Корпоративные клиентские порталы могут упростить и обезопасить процесс отправки и получения файлов, убрав лишние электронные сообщения и действия.

5. Простая миграция мобильных приложений, десктопов, данных и сервисов на цифровое рабочее место

Среда для совместной работы должна обеспечивать беспрепятственный перенос данных с физических десктопов на виртуальные, а также миграцию на новые ОС в будущем. Это не только даст сотрудникам возможность работать откуда угодно на любом устройстве, но и позволит организациям сделать свои инвестиции более перспективными.

Следующий шаг к созданию безопасной среды для совместной работы

Организации, использующие модель совместной работы внутри компании и за ее пределами, отмечают рост продуктивности и вовлеченности сотрудников, который помогает предприятиям приобрести конкурентные преимущества в постоянно меняющейся бизнес-среде. Citrix ShareFile — это фундамент безопасной среды для совместной работы. Решение обеспечивает безопасный, интуитивно понятный и бесперебойный рабочий процесс, удовлетворяющий потребностям современных сотрудников и в то же время обеспечивающий безопасность и соответствие стандартам.